Tugas semester 4 lalu menerjemahkan,merangkum sekaligus membuat makalah dari jurnal berbahasa inggris karya dari James A. Hall penulis buku "ACCOUNTING INFORMATION SYSTEMS, 4th.Ed."
SISTEM BUKU BESAR, PELAPORAN
KEUANGAN, DAN SISTEM PELAPORAN MANAJEMEN
Bab ini berkaitan dengan bagian dari
system informasi akuntansi yang mengikat semua sistem pemrosesan transaksi
bersama dan menangani laporan-keuangan buku besar umum.Topik pertama yang
dibahas adalah peran coding skema. Ini mungkin baru bagi Anda. Kemudian sistem
buku besar disajikan, diikuti oleh sistem pelaporan keuangan.
Secara historis, sistem akuntansi
adalah yang pertama dan untuk waktu yang sangat lama di kebanyakan organisasi.
Bagian terakhir dari bab ini membahas sistem informasi yang lebih luas, sistem
pelaporan manajemen yang menyediakan informasi keuangan dan non-keuangan untuk
membantu manajer untuk kegiatan usaha perencanaan dan kontrol. Dari catatan
khusus adalah kenyataan bahwa MRS adalah tidak wajib, setidaknya dalam arti
tidak diamanatkan oleh badan otoritatif. Ini akan sulit untuk menyatakan,
bagaimanapun bahwa organisasi bebas untuk memutuskan untuk tidak mengumpulkan
dan melaporkan informasi yang membantu organisasi mencapai tujuan dan sasaran. Tujuan
dari bab ini adalah:
·
Untuk
memahami tujuan pengkodean data dan dapat mengidentifikasi masing-masing
keunggulan, keuntungan, dan kerugian dari berbagai skema pengkodean numerik dan
abjad
·
Untuk
memahami fitur operasional dari sistem buku besar umum, sistem pelaporan
keuangan, dan sistem pelaporan manajemen
·
Untuk
dapat mengidentifikasi pengendalian operasional utama yang mengatur sistem buku
besar umum, laporan keuangan, dan sistem manajemen pelaporan
·
Untuk
memahami manajemen proses pengambilan keputusan
·
Untuk
mengenali peran prinsip-prinsip manajemen dalam desain sistem informasi
·
Untuk
memahami pengaruh jenis keputusan dan tingkat manajemen pada kebutuhan
informasi
·
Untuk
mengetahui perbedaan antara struktur dan keputusan tidak terstruktur
·
Untuk
mengetahui jenis laporan yang berbeda dan atribut umum untuk semua laporan
·
Untuk
memahami unsur-unsur dari sistem akuntansi pertanggungjawaban dan
·
Untuk
menyadari masalah perilaku dalam pelaporan manajemen.
I.
Skema Pengkodean Data
A. Sebuah Sistem tanpa Kode
Perusahaan-perusahaan memproses volume besar transaksi
dan akun-akun yang memiliki atribut mirip dengan perusahaan lain dalam kelas
yang sama. Pada kenyataannya, atributatribut umum ini merupakan basis untuk
pengkiasifikasian akun-akun dan transaksi seperti itu. Misalnya, suatu file
piutang dagang perusahaan dapat berisi akun-akun untuk beberapa pelanggan yang berbeda
dengan nama sama dan alamat serupa. Untuk memroses transaksi dengan akurat
dengan akun-akun yang benar, perusahaan harus mampu membedakan antara akun satu dengan yang lain. Pekerjaan ini
menjadi sangat sulit ketika jumlah atribut dan item-item yang mirip bertambah
banyak.
B. Sebuah Sistem dengan Kode
Masalah-masalah ini dipecahkan, atau setidaknya sangat dikurangi, dengan
menggunakan kode-kode yang mewakili setiap item dalam akun persediaan dan
pemasok. Mari asumsikan bahwa item persediaan dalam contoh sebelumnya diberi
kode numerik 896, dan pemasok tersebut dalam akun UD diberi kode nomor 321.
Versi kode untuk ayat jurnal sebelumnya dapat sangat disederhanakan:
AKUN
D R C R
896
1000
321
1000
Hal ini tidak berarti bahwa informasi rinci
tentang persediaan dan pemasok tidak penting bagi organisasi. Tentu saja perlu!
Fakta-fakta ini akan disimpan dalam file referensi dan digunakan untuk
tujuan-tujuan seperti persiapan daftar suku cadang, katalog, tagihan bahan
baku, dan informasi surat menyurat. Namun, memasukkan Tindall ini akan
mengacaukan pemrosesan transaksi dan terbukti disfungsional.
Melalui contoh sederhana ini, kita mulai melihat pentingnya pengkodean
data. Sebagian penggunaan kode yang umum adalah:
1. Dengan tepat mewakili sejumlah informasi yang kompleks yang jika tidak akan
dikode akan berantakan.
2. Menyediakan sarana akuntabilitas untuk kelengkapan transaksi yang diproses.
3. Mengidentifikasi transaksi dan akun yang unik dalam satu file.
4. Mendukung fungsi audit dengan menyediakan jejak audit yang efektif.
C. Skema Pengkodean Numerik dan
Alfabetis
·
Kode Sekuensial
Kode sekuensal mewakili
item-item dalam tatanan yang berurutan ( menurun atau menaik). Suatu aplikasi
yang uumu dari kode sekuensal numeric adalah dokumen sumber yang sudah diberi
nomor sebelumnya.
Keunggulan, Pengkodean sekuensial mendukung
rekonsiliasi transaksi batch, seperti pesanan penjualan, pada akhir pemrosesan.
Dengan melacak nomor taransaksi kembali kembali ke tahap-tahap proses, pihak
manajemen dapat selanjutnya manentukan penyebab dan efek dari kesalahan
tersebut. Tanpa dokumen yang diberi nomor berurutan, masalah pensortiran akan
sulit dideteksi dan dipecahkan.
Kelemahan, Pengkodean sekuensal tidak membawa
kandungan informasi di luar tatanan urutan dokumen. Pengkodean sekuensial sulit
diubah. Penyisipan suatu system baru pada titik tengah tertentu memerlukan
penomoran kembali item-item tersebut.
·
Kode Blok
Suatu kode blok numerik
merupakan variasi dari pengkodean sekuensial yang mengatasi sebagian dari
kelemahannya. Pendekatan ini dapat mewakili seluruh item-item kelas ke kisaran
spesifik dalam skema pengkodean.
Keunggulan, Pengkodean blok memungkinkan penyisipan
kode baru dalam satu blok tanpa harus mengorganisasikan kembali struktur kode.
Misalnya, jika nomor akun biaya 626, digit pertama menunjukkan bahwa akun ini
merupakan biaya operasi. Semakin banyak digit dalam kisaran kode, semakin
banyak item dalam blok yang dapat ditempatkan.
Kelemahan, Sama halnya dengan kode sekuensial,
kandungan informasi dari kode blok tidak langsung kelihatan.
·
Kode Grup
Kode grup
numeric digunakan untuk mewakili item-item atau peristiwa yang kompleks yang
melibatkan dua atau lebih data yang saling berkaitan. Kodenya terdiri atas
wilayah-wilayah atau fields yang memiliki makna spesifik. Misalnya, suatu
departemen toko berantai dapat mengkodekan transaksi pesanan penjualan dari
toko-toko cabangnya sebagai berikut :
Nomor Toko Nomor Dept Nomor
Item Petugas Penjualan
04 09 476214 99
Keunggulan, kode grup memiliki sejumlah
keunggulan dari kode sekuensial dan blok, antara lain:
1. Kode grup memfasilitasi perwakilan
sejumlah besar data yang berbeda
2. Kode grup memungkinkan struktur data
disajikan dalam bentuk hierarkis yang bersifat logis dan lebih mudah diingat
oleh manusia
3. Kode grup memungkinkan analisis dan
pelaporan yang rinci baik dalam kelas item maupun pada item-item dari kelas
yang berbeda
Kelemahan, Karena kode-kode grup dapat dengan
efektif mewakili informasi yang bebeda, mereka cenderung digunakan secara
berlebihan. Penggunaan yang berlebihan juga dapat mengarah kekode grup kompleks
yang tidak perlu, yang tidak mudah ditafsirkan. Akhirnya, penggunaan secara
berlebihan akan meningkatkan biaya gudang, kesalahan klerikal promosi, serta
menaikkan waktu dan usaha pemrosesan.
·
Kode Alfabetis
Kode alfabetis dapat
digunakan untuk banyak tujuan yang sama seperti kode numerik. Karakter
alfabetis dapat ditempatkan secara berurutan (dalam urutan alfabetis) atau
dapat digunakan dalam teknik pengkodean blok atau grup.
Keunggulan, Kapasitas untuk mewakili sejumlah besar
item meningkat secara dramatis melalui penggunaan kode alfabetis murni atau
karakter alfabetis yang digabungkan dengan kode numeric (kode alfanumerik).
Kelemahan, Sulit merasionalisasi makna kode-kode yang
telah ditetapkan secara sekuensial. Mensortir record yang dikodekan secara
alfabetis cenderung lebih sulit bagi pemakai.
·
Kode Mnemonik
Kode Mnemonik adalah karakter
alfabetis dalam bentuk akronim dan kombinasi lainnya yang bermakna. Contoh :
Kode Arti
NY New
York
CA California
OK Oklahoma
Keunggulan, Skema Mnemonik membuat pemakai tidak
perlu mengingat artinya; kode itu sendiri membawa informasi tingkat tinggi
tentang item yang mewakilinya.
Kelemaahan, walaupun kode mnemonic berguna untuk
mewakili kelas-kelas item, kemampuan mereka terbatas dalam mewakili item-item
dalam satu kelas.
II.
System Buku Besar Umum
Siklus transaksi memproses peristiwa individual yang dicatat dalam jurnal
khusus dan akun buku besar pembantu. Rangkuman transaksi-transaksi ini mengalir
ke dalam GLS dan menjadi sumber input untuk sistem pelaporan manajemen (MRS)
dan FRS. Kumpulan informasi yang mengalir ke GLS datang dari subsistem siklus
transaksi. Namun, perhatikan bahwa informasi itu juga mengalir dari FRS sebagai
umpan balik ke GLS.
√
Voucher Jurnal
Suatu dokumen yang disebut voucher
jurnal merupakan sumber input bagi buku besar umum. Sebuah voucher jurnal,
yang dapat digunakan untuk mewakili rangkuman transaksi yang serupa atau satu
transaksi yang unik, mengidentifikasi jumlah keuangan dan akun buku besar umum
yang dipengaruhi. Transaksi rutin, jurnal penyesuaian, dan jurnal penutup,
semuanya dimasukkan ke buku besar umum dari voucher jurnal. Karena voucher
jurnal harus disetujui oleh manajer yang bertanggung jawab, mereka menyediakan
kontrol yang efektif terhadap jurnal buku besar umum yang tidak diotorisasi.
Jurnal buku besar umum tradisional tidak digunakan dalam sistem ini yang
menggunakan voucher jurnal. Kebanyakan organisasi telah mengganti buku besar
umum dengan file voucher jurnal.
√
Database GLS
Database GLS terdiri atas sejumlah file
transaksi, file induk, file referensi dan file arsip.
·
File
induk buku besar umum
merupakan file utama dalam database GLS. Basis dari file ini adalah kode daftar
akun perusahaan.
·
File
Sejarah Buku Besar Umum
memiliki format yang sama dengan induk GL. Tujuan utama file ini adalah untuk
mewakili laporan keuangan komparatif dengan basis historis.
·
File voucher jurnal adalah total
voucher jurnal yang diproses pada periode saat ini. Dengan menyediakan satu record
untuk semua transaksi buku besar umum, file ini melayani tujuan yang sama
seperti jurnal buku besar umum tradisional.
·
File
Voucher Jurnal Historis berisi
voucher jurnal untuk periode masa lalu. Informasi histories ini mendukung
tanggung jawab kepengurusan manajemen untuk menghitung utilisasi sumber daya.
·
File
Pusat Pertanggungjawaban
berisi data pendapatan, pengeluaran dan utilisasi sumber daya lainnya untuk
setiap pusat pertanggungjawaban dalam organisasi.
·
File
Anggaran Induk berisi
jumlah anggaran untuk pendapatan, biaya, dan sumber daya lainnya untuk
pusat-pusat pertanggungjawaban.
√
Prosedur GLS
GLS
memperbarui proses yang secara konseptual sederhana, seperti yang ditampilkan
oleh sistem manual. Voucher jurnal mengalir dari sistem pemrosesan transaksi
dan sumber lainnya ke departemen buku besar umum. Secara rutin, ini semua
merupakan rangkuman transaksi dari akun-akun buku besar pembantu dan
jurnal-jurnal khusus yang berlokasi di siklus transaksi. Seperti yang akan kita
lihat, transaksi yang jarang terjadi dari sistem aktiva tetap, bersama dengan
jurnal penyesuaian dan jurnal pembalikan dari sistem pelaporan keuangan, juga
memasuki GLS dengan cara ini.
√
Sistem Pelaporan Keuangan
A. Proses Akuntansi Keuangan
Proses
akuntansi keuangan dimulai dari status bersih awal tahun fiscal yang baru,
hanya akun-akun (permanen) neraca yang merupakan kelanjutan dari tahun
sebelumnya. Dari titik ini, prosesnya dilanjutkan dengan langkah-langkah
berikut:
1. Mencatat transaksi pada dokumen
sumber yang tepat.
2. Mencatat di jurnal khusus.
3. Memposkan ke buku besar pembantu.
4. Memposkan ke buku besar umum.
5. Menyiapkan neraca percobaan sebelum
penyesuaian.
6. Melakukan jurnal penyesuaian.
7. Menjurnal dan memposkan ayat jurnal
penyesuaian.
8. Menyiapkan neraca percobaan yang
telah disesuaikan.
9. Menyiapkan laporan keuangan
10. Menjurnal dan memposkan ayat jurnal
penutup.
11. Menyiapkan neraca percobaan
pasca-penutupan.
Proses
akuntansi keuangan yang disebutkan diatas memiliki tiga tahap yang berbeda,
setiap tahap melibatkan elemen-elemen dari satu atau lebih subsistem informasi
:
Tahap
I Prosedur harian. Subsistem
TPS mencatat transaksi harian didokumen sumber,lalu mencatatnya di
jurnal khusus,memposkan transaksi individual ke buku besar pembantu,daft
menyiapkan voucer jurnal.
Tahap II Prosedur
akhir-periode. Voucer jurnal dimasukkan ke buku besar umum secara periodik.Hal
ini melibatkan TPS daft GLS.Frekuensi pembaruan ke buku besar umum menentukan
tingkat integrasi sistem.Dalam sistem yang sangat terintegrasi,pembaruan buku
besar umum merupakan bagian dari prosedur harian
Tahap III Prosedur
laporan keuangan.Analisis akun-akun buku besar umum daft langkah-langkah yang
mengarah ke prtoduksi laporan keuangan (per-siapan neraca percobaan ,ayat
jurnal penyesuaian,ayat jurnal penutup, daft sebagainya ) melibatkan balk FRS
maupun GLS.
√
Mengontrol GL/FRS
Aktivitas-aktivitas
GL/FRS secara eklusif merupakan pekerjaan akuntansi. Tidak seperti pemrosesan
transaksi, yang juga melibatkan arus sumber daya fisik, kekhawatiran kontrol
terhadap GL/FRS berkenaan dengan akurasi dan reliabilitas informasi akuntansi.
Eksposur potensial dalam sistem ini terdiri atas:
1.
Jejak audit yang defektif.
2.
Akses yang tidak terotorisasi ke buku
besar umum.
3.
Akun buku besar umum yang tidak seimbang
dengan akun buku besar pembantu.
4.
Saldo buku besar umum yang salah karena
voucer jurnal yang salah atau tidak terotorisasi.
Jika tidak dikontrol, eksposur-eksposur ini dapat
menyebabkan laporan keuangan dan laporan-laporan lainnya salah dalam
pernyataannya dan sehingga menyesatkan para pemakai. Konsekuensi potensialnya
adalah penuntutan secara hukum (litigation), kerugian keuangan yang signifikan
bagi perusahaan, dan sanksi dari pihak yang berwenang.
A. Isu-isu Kontrol-kontrol GL/FRS
Studi kita tentang kontrol GL/FRS akan mengikuti kerangka
yang ditetapkan dalam SAS 78 :
Otorisasi
Transaksi
Ayat-ayat jurnal di buku
besar umum merupakan rangkuman transaksi dan berada di bawah kontrol yang sama.
Voucher jurnal merupakan dokumen yang meng-otorisasi suatu ayat jurnal ke buku
besar umum.
Pemisahan
Tugas
Tugas memperbarui buku besar
umum harus dipisahkan dari semua tanggung jawab akuntansi dan pengawasan aktiva
dalam organisasi. Oleh karena itu, petugas administtasi buku besar umum tidak
boleh:
- Bertanggung jawab melakukan pembukuan untuk
jurnal-jurnal khusus atau buku besar pembantu.
- Menyiapkan voucher jurnal.
- Mengawasi aktiva fisiko
Kontrol
Akses
Kontrol akses memiliki
dua elemen: akses langsung dan akses tidak langsung. Kekhawatiran terhadap
akses langsung dikurangi dengan memastikan bahwa voucher jurnal diposkan hanya
oleh individu yang diotorisasi.Eksposur untuk akses tidak langsung berasal dari
buruknya kontrol terhadap voucher jurnal di departemen sumber.
Catatan Akuntansi
Salah satu aspek penting
dari fungsi pencatatan ini adalah pemeliharaan jejak audit. Suatu jejak audit
diperlukan untuk beberapa alasan: (1) memberikan kemampuan untuk menjawab
pertanyaan, misalnya, dari pelanggan atau pemasok; (2) mampu merekonstruksi
file-file jika semua atau sebagian file-file mengalami kerusakan; (3)
menyediakan data historis yang diperlukan olehpara auditor; (4) me-menuhi
peraturan pemerintah; dan (5) menyediakan sarana untuk mencegah, men-deteksi,
dan memperbaiki kesalahan. Suatu jejak audit mempermudah mencegah kesalahan
karena Tindall informasi diorganisasikan dengan baik dalam file-file logis,
memfasilitasi pemrosesan file-file tersebut.
Verifikasi Independen
Voucher jurnal,
merangkumkan aktivitas transaksi, mengalir dari berbagai departemen operasi ke
GL/FRS, di mana mereka secara independen direkonsiliasi dari diposkan ke
akun-akun buku besar umum. GL/FRS menghasilkan dua laporan operasional yang
menjadi bukti akan keakuratan proses ini. Laporan-Iaporan ini adalah daftar
voucher jurnal dan laporan perubahan buku besar umum. Daftar voucher jurnal (journal
voucher listing) memberikan rincian yang relevan tentang setiap voucher
jurnal yang diterima GL/FRS sebagai input. Laporan ihi menyeimbangkan debit dan
kredit transaksi dan, untuk tujuan analisis, mengklasifikasi mereki menurut batch,
tanggal, dan jenis transaksi (misal-nya, penjualan kredit). Laporan
perubahan buku besar umum (general ledger change report) me-nyajikan
efek transaksi voucher jurnal pada akun buku besar umum. Penggunaan teknologi
komputer sangat meningkatkan persiapan laporan-laporan kontrol yang esensial
tersebut dan laporan kompleks lainnya
√
GL/FRS dengan Basis Komputer
A.
GL/FRS Otomatis dengan Pemrosesan Batch dan File Sekuensial
Keunggulan, Keunggulan
terbesar sistem ini terletak pada kontrolnya.
Voucher jurnal dari departemen operasi dapat disetujui, divalidasi, dan
diseimbangkan sebelum memasukkan mereka ke buku besar umum. Karena pembaruan GL
merupakan proses batch di akhir hari, seluruh GL direproduksi kembali
setiap hari. Pada peristiwa pemrosesan kesalahan yang secara material
mempengaruhi buku besar umum, saldo hari sebelumnya tersedia sebagai informasi
pendukung (backup). Sementara hal ini kelihatan seperti metode kuno
dalam memelihara buku besar umum, sebagian perusahaan besar yang menggunakan
sistem pemrosesan transaksi real-time yang canggih memilih batch GL/FRS
dengan file sekuensial karena kontrol backup yang disediakannya. Pelaporan.
Sistem ini dapat mendukung pihak manajemen dengan laporan rangkuman umpan
balik terbatas tentang aktivitas transaksi.
Kelemahan,
Tidak efisien. Pendekatan file sekuensial merupakan pemakaian teknologi
secara konservatif yang menggunakan komputer terutama sebagai perangkat
akuntansi. Sistem ini tidak berguna dalam meningkatkan efisiensi kegiatan
operasi atau memfasilitasi pengurangan tenaga kerja Rekonsiliasi yang tidak
teratur, Pembaruan yang tidak teratur (harian atau mingguan) membatasi
pihak manajemen Pada pemeriksaan akhir-periode untuk keseluruhan operasi.
Teknologi yang digunakan dalam GL/FRS mempengaruhi frekuensi pembaruan (updating)
buku besar umum.
B.
Rekayasa
Teknologi pada GL/FRS dengan File Akses Langsung
Penggunaan
file akses langsung memberikan manfaat tambahan bagi pe-laporan manajemen. MRS
organisasi memberikan informasi keuangan dan non-ke-uangan kepada para pemakai
internal. Para manajer internal memerlukan informasi yang lebih sering
dan tepat waktu daripada pemakai eksternal dari laporan keuangan tradisional.
Karena sebagian informasi ini datang dari file database buku besar umum,
penggunaan pendekatan akses langsung memfasilitasi akses manajemen ke data-data
penting ini. GL/FRS tradisional yang menggunakan pemrosesan batch, file
sekuensial, dan pembaruan (update) yang tidak teratur tidak melayani
kebutuhan manajemen. Membuat database buku besar umum tersedia bagi
berbagai pemakai internal, juga menciptakan masalah kontrol yang harus
diperhatikan. Dalam hal ini termasuk hal-hal berikut ini.
Pemisahan
Tugas menghilangkan pemisahan
fundamental antara otorisasi dan pemrosesan transaksi. Di sini, sistem
pemakai-akhir mengotorisasi dan memroses ayat-ayat jurnal langsung ke buku
besar umum. Untuk mengompensasikan eksposur potensial ini, sistem tersebut
harus memberikan daftar voucher jurnal yang rind dan laporan aktivitas akun
kepada pemakai akhir dan departemen buku besar umum.
Dokumen-dokumen
tersebut memberi pertimbangan kepada para pemakai ten tang tindakan-tindakan
otomatis yang dilakukan sistem sehingga kesalahan dan peristiwa yang tidak
biasa, yang memerlukan investigasi, dapat diidentifikasi.
Catatan
Akuntansi dan Kontrol Akses. Catatan buku
besar umum disimpan dalam disket magnetis yang dapat langsung diakses oleh
sistem pernakai-akhir. Untuk menjaga integritas catatan-catatan tersebut,
organisasi harus menerapkan kontrol yang membatasi akses ke mereka. Sejumlah
teknik kontrol tersedia; teknik-teknik tersebut akan membatasi akses ke pemakai
yang diotorisasi saja dan me-mastikan pemakai yang diotorisasi tidak melebihi
hak aksesnya. Namun, teknik-teknik seperti itu harus secara sadar
diimplementasikan dan dengan seksama dipelihara.
√
Faktor-faktor yang Mempengaruhi MRS
A.
Proses
Pengambilan Keputusan
a.
Mengidentifikasi
Masalah
Asumsikan bahwa seorang manajer divisi mengamati
terjadinya penurunan trend margin laba organisasi. Akar penyebabnya mungkin
adalah pemasaran yang tidak efektif, kontrol kualitas yang buruk dalam proses
produksi, penundaan pem-rosesan pesanan penjualan, atau kombinasi masalah.
Manajer tersebut harus meng-identifikasi kasusnya melalui analisis sebelum ia
dapat menentukan pemecahannya. Suatu usaha perbaikan yang terburu-buru dapat
semata-mata hanya menutupi gejala-gejala dan konsekuensi dapat merusak
kesehatan jangka panjang perusahaan.
b.
Evaluasi Alternatif Solusi
Dalam mengambil keputusan, manajer harus
mengidentifikasi dan memper-timbangkan semua opsi yang layak. Untuk
mengilustrasikan langkah ini, pertimbang-kan proses pengambilan keputusan dari
seorang manajer produksi yang harus merenovasi lini produknya yang sudah
ketinggalan jaman. Mari asumsikan bahwa manajer tersebut memiliki tiga pilihan:
-
Meningkatkan
satuan tenaga kerja dan tetap mempertahankan peralatan lini produksi yang ada.
-
Secara
signifikan mengurangi (atau menghapus) kekuatan tenaga kerjanya dan
mengotomatiskan lini produksi dengan teknologi yang baru tetapi belum terbukti.
-
Mempertahankan
tenaga kerja yang ada dan memperbaiki peralatan dengan teknologi yang sudah
terbukti kegunaannya.
c.
Implementasi
Solusi Terbaik
Tahap implementasi dari proses pengambilan keputusan
melibatkan sejumlah besar perencanaan yang rinci. Pengambil keputusan harus
mempertimbangkan semua sumber daya yang perlu, untuk mengimplementasikan
keputusan tersebut. Tahap-tahap tersebut antara lain:
-
Mengatur
pembiayaan proyek.
-
Menegosiasi
kontrak dengan para pemasok dan kontraktor.
-
Mendapatkan
lisensi, mendapatkan izin, dan wilayah otorisasi.
-
Mengorganisasi
program pelatihan kembali untuk para pegawai yang dihadapkan dengan
praktik-praktik, prosedur, dan peralatan baru.
-
Merencanakan
perubahan dari sistem lama ke sistem baru.
d.
Melakukan Pemeriksaan
Pasca Implementasi
Tujuan
pemeriksaan ini adalah untuk menentukan apakah keputusan dan proses pengambilan
keputusan sudah tepat. Pemeriksaan pasca-imple-mentasi menye-diakan wawasan
yang berharga pada keseluruhan identifikasi masalah, kecukupan dan kelengkapan
kriteria keputusan, skema tertimbang yang digunakan, ketepatan proses
penilaian, dan efektivitas rencana implementasi
MRS berperan penting dalam tahap pemeriksaan
pasca-implementasi dengan mencatat kinerja data, melakukan analisis, dan
melaporkan kesuksesan proyek. Selain itu, proses pemeriksaan memberikan wawasan
kepada MRS. Proses pengambilan keputusan yang cacat dapat disebabkan oleh kurangnya
kualitas, kuantitas, atau sifat informasi yang disediakan sistem tersebut. Hal
ini merupakan kesempatan bagi para perancang sistem untuk meningkatkan
efektivitas sistem informasi tersebut
B. Prinsip-prinsip Manajemen
Prinsip-prinsip manajemen
memberikan wawasan pada kebutuhan informasi manajemen. Prinsip-prinsip yang
paling langsung mempengaruhi MRS antara lain:
1. Formalisasi Pekerjaan
Prinsip formalisasi pekerjaan menunjukkan bahwa
pihak manajemen harus menstrukturkan perusahaan di sekitar pekerjaan yang
dilakukannya, bukannya di sekitar individu dengan keahlian yang unik. Tujuan
formalisasi pekerjaan adalah untuk menghindari suatu struktur organisasi di
mana kinerja, kemampuan, dan eksistensi berkelanjutan perusahaan bergantung
pada individu tertentu.
Implikasi
untuk MRS. Formalisasi pekerjaan perusahaan memungkinkan
spesifikasi informasi yang diperlukan untuk mendukung pekerjaan itu. Jadi,
ketika terjadi perubahan personel, informasi yang diperlukan oleh pegawai baru
pada dasarnya akan sama dengan pendahulunya.
2.
Tanggung Jawab dan Otoritas
Prinsip tanggung jawab merujuk ke kewajiban
individu untuk mencapai hasil yang diinginkan. Tanggung jawab erat terkait
dengan prinsip otoritas. Jika seorang manajer mendelegasikan tanggung jawab ke
bawahannya, ia harus juga memberikan otoritas kepada bawahannya untuk mengambil
keputusan dalam batas-batas tanggung jawab itu.
Implikasi
untuk MRS. Prinsip tanggung jawab dan otoritas mendefinisikan jalur
pelaporan vertikal perusahaan di mana informasi mengalir. Lokasi manajer dalam
jalur pelaporan mempengaruhi ruang lingkup dan rincian informasi yang
dilaporkan.
2.
Jangkauan Kontrol
Jangkauan kontrol seorang manajer merujuk ke
jumlah bawahan yang langsung di bawah kontrolnya. Ukuran jangkauan berpengaruh
pada struktur fisik organisasi. Perusahaan dengan jangkauan kontrol sempit
memiliki bawahan yang lebih sedikit yang melapor ke pihak manajemen. Perusahaan
ini memiliki struktur yang tinggi, sempit, dengan beberapa lapisan manajemen.
Perusahaan dengan jang-kauan kontrol lebih luas (lebih banyak bawahan yang
melapor ke pihak manajemen) cenderung memiliki struktur yang lebar, dengan lebih
sedikit lapisan manajemen.
Implikasi
untuk MRS. Para manajer dengan jangkauan kontrol sempit erat
terlibat dengan rincian operasi dan keputusan spesifik. Jangkauan kontrol yang
luas menghindari manajer dari hal tersebut. Para manajer dengan jangkauan kontrol
sempit memerlukan laporan yang lebih rinci. Manajer dengan tanggung jawab
kontrol luas beroperasi paling efektif dengan informasi yang lebih ringkas.
3.
Manajemen dengan Pengecualian
Prinsip manajemen dengan pengecualian menunjukkan
bahwa para manajer harus membatasi perhatian mereka pada wilayah-wilayah yang
berpotensi ber-masalah (yaitu, pengecualian) daripada terlibat dalam setiap
aktivitas atau keputus-an. Jadi, para manajer mempertahankan kontrol tanpa
dibingungkan oleh rincian.
Implikasi
untuk MRS. Para manajer memerlukan informasi yang meng-identifikasi
operasi atau sumber daya yang berisiko tidak terkontrol. Laporan-laporan harus
mendukung manajemen dengan pengecualian melalui pemusatan perhatian pada
perubahan faktor-faktor kunci yang menunjukkan gejala ada masalah. Rincian yang
tidak perlu dapat mengalihkan perhatian ke fakta-fakta yang seharusnya tidak
ada dalam laporan.
C.
Fungsi, Level, dan Jenis Keputusan Manajemen
·
Keputusan
Perencanaan Strategis
Para manajer tingkat atas melakukan keputusan perencanaan
strategis, seperti:
a.
Menetapkan
tujuan perusahaan.
b.
Menentukan
ruang lingkup aktivitas bisnis, seperti misalnya pangsa pasar yangdiinginkan,
pasar yang ingin dimasuki atau dibuang perusahaan, tambahan lini produk baru
dan penghapusan produk lama, dan keputusan merger serta akuisisi.
c.
Menentukan
atau memodifikasi struktur organisasi.
d.
Menetapkan
filosofi manajemen.
·
Keputusan
Perencanaan Taktis
Keputusan perencanaan taktis berada di bawah keputusan strategis dan dibuat oleh
manajemen tengah. Jangka waktu keputusan ini pendek, lebih spesifik, berulang,
hasilnya lebih pasti, dan kurang berpengaruh pada perusahaan dibandingkan
keputusan strategis.
·
Keputusan
Kontrol Manajemen
Salah satu kegiatan kontrol manajemen adalah
memotivasi para manajer di semua wilayah fungsional untuk menggunakan sumber daya,
termasuk bahan baku, personel, dan aktiva keuangan, seproduktif mungkin.
Manajer yang mengawasi, mem-bandingkan kinerja manajer di bawahnya dengan
standar-standar yang sebelumnya sudah ditetapkan.
·
Keputusan
Kontrol Operasional
Kontrol operasional memastikan bahwa perusahaan
beroperasi sesuai dengan kriteria yang telah ditetapkan sebelumnya. Keputusan
kontrol operasional lebih sempit dan lebih fokus daripada keputusan strategis
dan taktis karena mereka memperhatikan pekerjaan operasi rutin. Keputusan kontrol
operasional lebih terstruktur daripada keputusan kontrol manajemen, lebih
bergantung pacta rincian daripada keputusan perencanaan, dan kerangka waktunya
lebih pendek daripada keputusan taktis atau strategis.
√
Struktur
Masalah
Struktur
snafu masalah merefleksikan seberapa baik pengambil keputusan memahami masalah
tersebut. Struktur masalah memiliki tiga
elemen.
·
Data, nilai yang
digunakan untuk mewakili faktor-faktor yang relevan dengan masalah tersebut.
·
Prosedur, urutan
langkah-Iangkah alan peraturan keputusan yang digunakan untuk memecahkan
masalah.
·
Tujuan, hasil yang
ingin dicapai pengambil keputusan dengan memecahkan masalah tersebut.
Sewaktu ketiga elemen itu diketahui dengan pasti, masalah itu distrukturkan. Perhitungan
gaji merupakan salah satu contoh masalah yang terstruktur:
√
Kita dapat
mengidentifikasi data untuk perhitungan ini dengan pasti jam kerja, tarif per
jam, pemotongan pajak, tarif pajak, dan lain sebagainya).
√
Prosedur
pembayaran gaji diketahui dengan pasti:
Gaji Kotor = Jam Kerja x Tarif Gaji
Gaji Bersih = Gaji Kotor
- Pajak - Pemotongan Pajak
√
Tujuan
pembayaran gaji adalah melaksanakan kewajiban perusahan kepada para pegawainya.
Masalah
tidak terstruktur adalah masalah yang
tidak memiliki teknik solusi spesifik. Kebutuhan data tidak pasti, prosedurnya
tidak spesifik, atau tujuan solusi belum sepenuhnya dikembangkan. Masalah
seperti itu biasanya kompleks dan melibatkan pengambil keputusan pada situasi
yang spesifik. Dalam situasi ini, analis sistem tidak dapat sepenuhnya
berantisipasi kebutuhan pemakai informasi, menyebabkan teknik pemrosesan data
tradisional menjadi tidak efektif.
√
Jenis-jenis
Laporan Manajemen
·
Tujuan Laporan
Mengurangi
tingkat ketidakpastian yang berkaitan dengan snafu masalah yang dihadapi
pengambil keputusan dan mempengaruhi perilaku pengambil keputusan dengan cara
yang positif. Laporan-laporan yang gagal mencapai tujuan ini berarti kurang
kandungan informasinya dan tidak bernilai.
·
Laporan yang Diprogram
Terdapat
dua subkelas laporan yang diprogram: laporan jadwal dan laporan menurut
permintaan. Sistem pelaporan manajemen menghasilkan laporan jadwal menurut
kerangka waktu yang ditetapkan, bisa harian, mingguan, kuartalan, dan
sebagainya. Laporan menurut permintaan digerakkan oleh peristiwa, bukan
oleh kerangka waktu.
·
Atribut Laporan
√ Relevan. Setiap
elemen informasi dalam suatu laporan harus mendukung keputusan manajer.
√
Ringkas. Laporan harus diringkaskan sesuai dengan tingkat manajer
dalam hierarki organisasi.
√
Orientasi Pengecualian. Laporan-laporan
kontrol harus mengidentifikasi aktivitas-aktivitas yang berisiko di luar
kontrol dan harus mengabaikan aktivitas yang di bawah kontrol.
√
Akurasi. Informasi dalam laporan harus bebas dari kesalahan
material.
√
Kelengkapan. Informasi
harus selengkap mungkin. Setiap informasi yang esensial bagi pengambilan
keputusan harus ada dalam laporan.
√
Tepat Waktu. Informasi
yang tepat waktu, yaitu cukup lengkap dan akurat, lebih berharga daripada
informasi yang sempurna tetapi terlambat untuk digunakan.
√
Padat. Laporan harus menggunakan skema pengkodean untuk
menampilkan klasifikasi data kompleks dan menyediakan semua perhitungan yang
perlu bagi pemakai.
·
Laporan Khusus (Ad Hoc Reporting)
Pihak
manajemen mengetahui bahwa informasi adalah inti dari operasi bisnis dan mereka
dapat menggunakan data yang disimpan untuk memperoleh wawasan berharga tentang
bisnis mereka. Sumber data ini sekarang dicairkan untuk mendukung kebutuhan
pelaoran khusus melalui snafu konsep yang disebut penambangan data.
Penambangan data adalah proses memilih, menggali, dan memodelkan
se-jumlah besar data untuk membuka relasi dan pola global yang ada dalam database
berukuran besar tetapi "tersembunyi". Hal ini melibatkan teknik
canggih seperti per-tanyaan database (database queries) dan kecerdasan
buatan (artificial intelligence) yang memodelkan fenomena dunianyata
dari data yang dikumpulkan dari berbagai sumber, termasuk sistem pemrosesan
transaksi, database sejarah pelanggan, dan data demografis dari sumber
eksternal seperti biro-biro kredit. Para manajer menggunakan dua pendekatan
umum untuk penambangan data: verifikasi dan penemuan.
Model verifikasi menggunakan teknik drill-down untuk memverifikasi
alan menolak hipotesis pemakai. Misalnya, asumsikan seorang manajer pemasaran
butuh untuk mengidentifikasi pasar sasaran yang terbaik, sebagai bagian dari database
seluruh pelanggan perusahaan, untuk suatu kampanye produk baru. Perangkat
lunak penambangan data akan memeriksa data historis tentang pelanggan
perusahaan dan informasi demografis yang mengungkapkan pembelian komparatif dan
karakteristik demografis dari para pembeli tersebut. Hal ini menjadi bagian
dari database pelanggan yang kemudian dapat digunakan untuk fokus pada
kampanye promosi.
Model penemuan menggunakan penambangan data untuk menemukan informasi
yang tidak diketahui tetapi renting, yang tersembunyi dalam data. Model ini
menggunakan pembelajaran induktif untuk menarik data dengan mencari pola-pola
yang selalu muncul, trend, dan generalisasi. Pendekatan ini secara mendasar
berbeda dari model verifikasi dalam hal bahwa data dicari tanpa dorongan
hipotesis spesifik. Misalnya, suatu perusahaan dapat menerapkan teknik penemuan
untuk meng-identifikasi pola pembelian-pelanggan dan mendapatkan pemahaman yang
lebih baik tentang motivasi dan perilaku pelanggan.
Ciri
utama dari kesuksesan digunakannya penambangan data adalah gudang data dari arsip data operasiorial. Suatu gudang data
merupakan suatu sistem manajemen database relasional yang telah didesain
secara spesifik untuk memenuhi kebutuhan penambangan data. Gudang data ini
lokasinya di pusat dan berisi data operasional tentang peristiwa-peristiwa
saat ini (dalam kurun waktu 24 jam), juga semua peristiwa yang telah terjadi
selama bertahun-tahun. Data diberi kodedan disimpan dalam gudang secara rinci
dan pada berbagai tingkat rangkuman untuk memfasilitasi identifikasi pola dan
trend yang selalu muncul.
F.
Akuntansi Pertanggungjawaban
1.
Penetapan Tujuan Keuangan: Proses Anggaran
Proses penganggaran membantu
pihak manajemen mencapai tujuan keuangannya dengan membentuk tujuan yang dapat
diukur untuk setiap segmen organisasi. Mekanisme
ini membawa standar-standar ke manajer segment yang akan digunakan oleh manajer
senior untuk mengukur kinerjanya. Arus informasi anggaran yang ke atas dan ke
bawah semakin rinci ketika ia bergerak ke level manajemen yang lebih rendah.
2.
Pengukuran
dan Pelaporan Kinerja
Pengukuran kinerja dan pelaporan dilakukan di
setiap segmen operasional dalam perusahaan. Informasi mengalir ke atas sebagai
laporan pertanggungjawaban ke level manajemen senior. Informasi dalam
laporan-laporan tersebut menjadi sangat ringkas di setiap level manajemen yang
lebih tinggi.
3.
Pusat
Pertanggungjawaban
Bentuk
yang paling umum dari pusat pertanggungjawaban ini adalah pusat biaya, pusat
laba, dan pusat investasi.
Pusat
Biaya. Suatu pusat biaya merupakan suatu unit organisasional
dengan tanggung jawab atas manajemen biaya dalam batas-batas anggaran.
Misalnya, suatu departemen produksi dapat bertanggung jawab untuk memenuhi
kewajiban produksi sambil tetap mempertahankan biaya produksi (tenaga kerja,
bahan baku, dan overhead) dalam jumlah anggaran. Laporan kinerja untuk manajer
pusat biaya mencerminkan perilaku biaya yang dapat dikontrol dengan fokus pada
anggaran biaya, biaya aktual, dan varian dari anggaran. Pengukuran kinerja
seharusnya tidak mempertimbangkan biaya-biaya yang di luar kontrol manajer, seperti
misalnya investasi di peralatan pabrik atau penyusutan gedung.
Pusat
Laba. Seorang manajer pusat laba bertanggung jawab untuk
mengontrol biaya dan menghasilkan pendapatan. Misalnya, seorang manajer lokal
dari suatu pertokoan nasional dapat saja bertanggung jawab atas keputusan
tentang:
- Item-item barang dagang mana yang disimpan di
gudang.
- Berapa harganya.
- Jenis aktivitas promosi untuk produk .
- Tingkat iklannya.
- Ukuran stat dan mempekerjakan pegawai.
- Melakukan pemeliharaan dan peningkatan modal investasi.
Laporan kinerja untuk manajer pusat laba berbeda
dari pusat biaya. Akan tetapi, pendekatan laporannya sama, yaitu pada item-item
yang dapat dikontrol. Ketika hanya item-item yang dapat dikontrol digunakan
untuk menilai kinerja manajer, pusat laba itu sendiri dinilai oleh
kontribusinya setelah biayabiaya yang tidak dapat dikontrol
Pusat
Investasi. Manajer pusat investasi memiliki otorisasi umum untuk
mengambil keputusan yang secara mendasar mempengaruhi organisasi. Asumsikan
bahwa salah satu divisi perusahaan adalah pusat biaya dengan tujuannya adalah
memaksimalkan tingkat pengembalian investasi aktiva. Kisaran tanggung jawab
manajer divisi ini meliputi manajemen biaya, manajemen produk, pemasaran,
distribusi, dan disposisi modal melalui investasi dana ke dalam proyek-proyek
dan pekerjaan yang berisiko yang menghasilkan tingkat keuntungan yang diharapkan.
G.
Pertimbangan
Perilaku
·
Keserasian Tujuan
Berbicara tentang
prinsip-prinsip manajemen, yaitu otoritas, tanggung jawab, dan formalisasi
pekerjaan, ketika diterapkan dengan benar dalam suatu organisasi,
prinsip-prinsip ini mempromosikan keserasian tujuan (goal congruence). Manajer
tingkat lebih rendah yang mencapai tujuannya berkontribusi secara positif ke
tujuan superiornya.
·
Informasi
yang Berlebihan
Informasi yang
berlebihan muncul ketika seorang manajer menerima infor-masi berlebih dari yang
ia dapat cernakan. Hal ini terjadi ketika seorang perancang sistem pelaporan
tidak mempertimbangkan level organisasional dan jangkauan kontrol manajer
dengan tepat.
·
Ukuran
Kinerja yang tidak Tepat
Ingat kembali bahwa
salah satu tujuan suatu laporan adalah untuk menstimulasi perilaku yang
konsisten dengan tujuan perusahaan. Akan tetapi, ketika ukuran kinerja yang
tidak tepat digunakan, laporan itu tidak memiliki efek tersebut.
Setiap penggunaan
kriteria tunggal sebagai ukuran kinerja akan mengarah ke perilaku fungsional.
Perhatikan contoh-contoh berikut:
√ Penggunaan varian harga untuk mengevaluasi sistem
pembelian akan mempengaruhi kualitas item yang dibeli.
√ Penggunaan kuota (seperti misalnya unit yang diproduksi)
untuk mengevaluasi seorang supervisor akan mempengaruhi kontrol kualitas,
efisiensi pemakaian bahan baku, relasi tenaga kerja; dan pemeliharaan pabrik.
√ Penggunaan ukuran laba seperti ROI, penghasilan bersih,
dan margin kontribusi dapat mempengaruhi investasi pabrik, pelatihan pegawai,
tingkat cadangan persediaan, kepuasan pelanggan, dan relasi tenaga kerja.