Sistem Informasi Akuntansi ( The General Ledger, Financial Reporting, and Management Reporting System)

Tugas semester 4 lalu  menerjemahkan,merangkum sekaligus membuat makalah dari jurnal berbahasa inggris  karya dari James A. Hall penulis buku "ACCOUNTING INFORMATION SYSTEMS, 4th.Ed."

SISTEM BUKU BESAR, PELAPORAN KEUANGAN, DAN SISTEM PELAPORAN MANAJEMEN

Bab ini berkaitan dengan bagian dari system informasi akuntansi yang mengikat semua sistem pemrosesan transaksi bersama dan menangani laporan-keuangan buku besar umum.Topik pertama yang dibahas adalah peran coding skema. Ini mungkin baru bagi Anda. Kemudian sistem buku besar disajikan, diikuti oleh sistem pelaporan keuangan.

Secara historis, sistem akuntansi adalah yang pertama dan untuk waktu yang sangat lama di kebanyakan organisasi. Bagian terakhir dari bab ini membahas sistem informasi yang lebih luas, sistem pelaporan manajemen yang menyediakan informasi keuangan dan non-keuangan untuk membantu manajer untuk kegiatan usaha perencanaan dan kontrol. Dari catatan khusus adalah kenyataan bahwa MRS adalah tidak wajib, setidaknya dalam arti tidak diamanatkan oleh badan otoritatif. Ini akan sulit untuk menyatakan, bagaimanapun bahwa organisasi bebas untuk memutuskan untuk tidak mengumpulkan dan melaporkan informasi yang membantu organisasi mencapai tujuan dan sasaran. Tujuan dari bab ini adalah:

·         Untuk memahami tujuan pengkodean data dan dapat mengidentifikasi masing-masing keunggulan, keuntungan, dan kerugian dari berbagai skema pengkodean numerik dan abjad

·         Untuk memahami fitur operasional dari sistem buku besar umum, sistem pelaporan keuangan, dan sistem pelaporan manajemen

·         Untuk dapat mengidentifikasi pengendalian operasional utama yang mengatur sistem buku besar umum, laporan keuangan, dan sistem manajemen pelaporan

·         Untuk memahami manajemen proses pengambilan keputusan

·         Untuk mengenali peran prinsip-prinsip manajemen dalam desain sistem informasi

·         Untuk memahami pengaruh jenis keputusan dan tingkat manajemen pada kebutuhan informasi

·         Untuk mengetahui perbedaan antara struktur dan keputusan tidak terstruktur

·         Untuk mengetahui jenis laporan yang berbeda dan atribut umum untuk semua laporan

·         Untuk memahami unsur-unsur dari sistem akuntansi pertanggungjawaban dan

·         Untuk menyadari masalah perilaku dalam pelaporan manajemen.

I.        Skema Pengkodean Data

A.      Sebuah Sistem tanpa Kode

Perusahaan-perusahaan memproses volume besar transaksi dan akun-akun yang memiliki atribut mirip dengan perusahaan lain dalam kelas yang sama. Pada kenyataannya, atribut­atribut umum ini merupakan basis untuk pengkiasifikasian akun-akun dan transaksi seperti itu. Misalnya, suatu file piutang dagang perusahaan dapat berisi akun-akun untuk beberapa pelanggan yang berbeda dengan nama sama dan alamat serupa. Untuk memroses transaksi dengan akurat dengan akun-akun yang benar, perusahaan harus mampu membedakan antara  akun satu dengan yang lain. Pekerjaan ini menjadi sangat sulit ketika jumlah atribut dan item-item yang mirip bertambah banyak.

B.      Sebuah Sistem dengan Kode

Masalah-masalah ini dipecahkan, atau setidaknya sangat dikurangi, dengan menggunakan kode-kode yang mewakili setiap item dalam akun persediaan dan pemasok. Mari asumsikan bahwa item persediaan dalam contoh sebelumnya diberi kode numerik 896, dan pemasok tersebut dalam akun UD diberi kode nomor 321. Versi kode untuk ayat jurnal sebelumnya dapat sangat disederhanakan:

               AKUN                                                  D R                      C R

                896                                                       1000

                         321                                                                           1000

Hal ini tidak berarti bahwa informasi rinci tentang persediaan dan pemasok tidak penting bagi organisasi. Tentu saja perlu! Fakta-fakta ini akan disimpan dalam file referensi dan digunakan untuk tujuan-tujuan seperti persiapan daftar suku cadang, katalog, tagihan bahan baku, dan informasi surat menyurat. Namun, memasukkan Tindall ini akan mengacaukan pemrosesan transaksi dan terbukti disfungsional.

Melalui contoh sederhana ini, kita mulai melihat pentingnya pengkodean data. Sebagian penggunaan kode yang umum adalah:

1.      Dengan tepat mewakili sejumlah informasi yang kompleks yang jika tidak akan dikode akan berantakan.

2.      Menyediakan sarana akuntabilitas untuk kelengkapan transaksi yang diproses.

3.      Mengidentifikasi transaksi dan akun yang unik dalam satu file.

4.      Mendukung fungsi audit dengan menyediakan jejak audit yang efektif.

C.      Skema Pengkodean Numerik dan Alfabetis

·         Kode Sekuensial

Kode sekuensal mewakili item-item dalam tatanan yang berurutan ( menurun atau menaik). Suatu aplikasi yang uumu dari kode sekuensal numeric adalah dokumen sumber yang sudah diberi nomor sebelumnya.

Keunggulan, Pengkodean sekuensial mendukung rekonsiliasi transaksi batch, seperti pesanan penjualan, pada akhir pemrosesan. Dengan melacak nomor taransaksi kembali kembali ke tahap-tahap proses, pihak manajemen dapat selanjutnya manentukan penyebab dan efek dari kesalahan tersebut. Tanpa dokumen yang diberi nomor berurutan, masalah pensortiran akan sulit dideteksi dan dipecahkan.

Kelemahan, Pengkodean sekuensal tidak membawa kandungan informasi di luar tatanan urutan dokumen. Pengkodean sekuensial sulit diubah. Penyisipan suatu system baru pada titik tengah tertentu memerlukan penomoran kembali item-item tersebut.

·         Kode Blok

Suatu kode blok numerik merupakan variasi dari pengkodean sekuensial yang mengatasi sebagian dari kelemahannya. Pendekatan ini dapat mewakili seluruh item-item kelas ke kisaran spesifik dalam skema pengkodean.

Keunggulan, Pengkodean blok memungkinkan penyisipan kode baru dalam satu blok tanpa harus mengorganisasikan kembali struktur kode. Misalnya, jika nomor akun biaya 626, digit pertama menunjukkan bahwa akun ini merupakan biaya operasi. Semakin banyak digit dalam kisaran kode, semakin banyak item dalam blok yang dapat ditempatkan.

Kelemahan, Sama halnya dengan kode sekuensial, kandungan informasi dari kode blok tidak langsung kelihatan.

·         Kode Grup

Kode grup numeric digunakan untuk mewakili item-item atau peristiwa yang kompleks yang melibatkan dua atau lebih data yang saling berkaitan. Kodenya terdiri atas wilayah-wilayah atau fields yang memiliki makna spesifik. Misalnya, suatu departemen toko berantai dapat mengkodekan transaksi pesanan penjualan dari toko-toko cabangnya sebagai berikut :

Nomor Toko                Nomor Dept                Nomor Item                Petugas Penjualan

                        04                                09                    476214                                    99

Keunggulan, kode grup memiliki sejumlah keunggulan dari kode sekuensial dan blok, antara lain:

1.      Kode grup memfasilitasi perwakilan sejumlah besar data yang berbeda

2.      Kode grup memungkinkan struktur data disajikan dalam bentuk hierarkis yang bersifat logis dan lebih mudah diingat oleh manusia

3.      Kode grup memungkinkan analisis dan pelaporan yang rinci baik dalam kelas item maupun pada item-item dari kelas yang berbeda

Kelemahan, Karena kode-kode grup dapat dengan efektif mewakili informasi yang bebeda, mereka cenderung digunakan secara berlebihan. Penggunaan yang berlebihan juga dapat mengarah kekode grup kompleks yang tidak perlu, yang tidak mudah ditafsirkan. Akhirnya, penggunaan secara berlebihan akan meningkatkan biaya gudang, kesalahan klerikal promosi, serta menaikkan waktu dan usaha pemrosesan.

·         Kode Alfabetis

Kode alfabetis dapat digunakan untuk banyak tujuan yang sama seperti kode numerik. Karakter alfabetis dapat ditempatkan secara berurutan (dalam urutan alfabetis) atau dapat digunakan dalam teknik pengkodean blok atau grup.

Keunggulan, Kapasitas untuk mewakili sejumlah besar item meningkat secara dramatis melalui penggunaan kode alfabetis murni atau karakter alfabetis yang digabungkan dengan kode numeric (kode alfanumerik).

Kelemahan, Sulit merasionalisasi makna kode-kode yang telah ditetapkan secara sekuensial. Mensortir record yang dikodekan secara alfabetis cenderung lebih sulit bagi pemakai.

·         Kode Mnemonik

Kode Mnemonik adalah karakter alfabetis dalam bentuk akronim dan kombinasi lainnya yang bermakna. Contoh :

Kode                Arti

NY                    New York

CA                    California

OK                   Oklahoma

Keunggulan, Skema Mnemonik membuat pemakai tidak perlu mengingat artinya; kode itu sendiri membawa informasi tingkat tinggi tentang item yang mewakilinya.

Kelemaahan, walaupun kode mnemonic berguna untuk mewakili kelas-kelas item, kemampuan mereka terbatas dalam mewakili item-item dalam satu kelas.

II.      System Buku Besar Umum

Siklus transaksi memproses peristiwa individual yang dicatat dalam jurnal khusus dan akun buku besar pembantu. Rangkuman transaksi-transaksi ini mengalir ke dalam GLS dan menjadi sumber input untuk sistem pelaporan manajemen (MRS) dan FRS. Kumpulan informasi yang mengalir ke GLS datang dari subsistem siklus transaksi. Namun, perhatikan bahwa informasi itu juga mengalir dari FRS sebagai umpan balik ke GLS.

√       Voucher Jurnal

Suatu dokumen yang disebut voucher jurnal merupakan sumber input bagi buku besar umum. Sebuah voucher jurnal, yang dapat digunakan untuk mewakili rangkuman transaksi yang serupa atau satu transaksi yang unik, mengidentifikasi jumlah keuangan dan akun buku besar umum yang dipengaruhi. Transaksi rutin, jurnal penyesuaian, dan jurnal penutup, semuanya dimasukkan ke buku besar umum dari voucher jurnal. Karena voucher jurnal harus disetujui oleh manajer yang bertanggung jawab, mereka menyediakan kontrol yang efektif terhadap jurnal buku besar umum yang tidak diotorisasi. Jurnal buku besar umum tradisional tidak digunakan dalam sistem ini yang menggunakan voucher jurnal. Kebanyakan organisasi telah mengganti buku besar umum dengan file voucher jurnal.

√       Database GLS

Database GLS terdiri atas sejumlah file transaksi, file induk, file referensi dan file arsip.

·         File induk buku besar umum merupakan file utama dalam database GLS. Basis dari file ini adalah kode daftar akun perusahaan.

·         File Sejarah Buku Besar Umum memiliki format yang sama dengan induk GL. Tujuan utama file ini adalah untuk mewakili laporan keuangan komparatif dengan basis historis.

·         File voucher jurnal adalah total voucher jurnal yang diproses pada periode saat ini. Dengan menyediakan satu record untuk semua transaksi buku besar umum, file ini melayani tujuan yang sama seperti jurnal buku besar umum tradisional.

·         File Voucher Jurnal Historis berisi voucher jurnal untuk periode masa lalu. Informasi histories ini mendukung tanggung jawab kepengurusan manajemen untuk menghitung utilisasi sumber daya.

·         File Pusat Pertanggungjawaban berisi data pendapatan, pengeluaran dan utilisasi sumber daya lainnya untuk setiap pusat pertanggungjawaban dalam organisasi.

·         File Anggaran Induk berisi jumlah anggaran untuk pendapatan, biaya, dan sumber daya lainnya untuk pusat-pusat pertanggungjawaban.

√       Prosedur GLS

GLS memperbarui proses yang secara konseptual sederhana, seperti yang ditampilkan oleh sistem manual. Voucher jurnal mengalir dari sistem pemrosesan transaksi dan sumber lainnya ke departemen buku besar umum. Secara rutin, ini semua merupakan rangkuman transaksi dari akun-akun buku besar pembantu dan jurnal-jurnal khusus yang berlokasi di siklus transaksi. Seperti yang akan kita lihat, transaksi yang jarang terjadi dari sistem aktiva tetap, bersama dengan jurnal penyesuaian dan jurnal pembalikan dari sistem pelaporan keuangan, juga memasuki GLS dengan cara ini.

√       Sistem Pelaporan Keuangan

A.      Proses Akuntansi Keuangan

Proses akuntansi keuangan dimulai dari status bersih awal tahun fiscal yang baru, hanya akun-akun (permanen) neraca yang merupakan kelanjutan dari tahun sebelumnya. Dari titik ini, prosesnya dilanjutkan dengan langkah-langkah berikut:

1.      Mencatat transaksi pada dokumen sumber yang tepat.

2.      Mencatat di jurnal khusus.

3.      Memposkan ke buku besar pembantu.

4.      Memposkan ke buku besar umum.

5.      Menyiapkan neraca percobaan sebelum penyesuaian.

6.      Melakukan jurnal penyesuaian.

7.      Menjurnal dan memposkan ayat jurnal penyesuaian.

8.      Menyiapkan neraca percobaan yang telah disesuaikan.

9.      Menyiapkan laporan keuangan

10.  Menjurnal dan memposkan ayat jurnal penutup.

11.  Menyiapkan neraca percobaan pasca-penutupan.

Proses akuntansi keuangan yang disebutkan diatas memiliki tiga tahap yang berbeda, setiap tahap melibatkan elemen-elemen dari satu atau lebih subsistem informasi :

Tahap I            Prosedur harian. Subsistem TPS mencatat transaksi harian didokumen sumber,lalu mencatatnya di jurnal khusus,memposkan transaksi individual ke buku besar pembantu,daft menyiapkan voucer jurnal.

Tahap II           Prosedur akhir-periode. Voucer jurnal dimasukkan ke buku besar umum secara periodik.Hal ini melibatkan TPS daft GLS.Frekuensi pembaruan ke buku besar umum menentukan tingkat integrasi sistem.Dalam sistem yang sangat terintegrasi,pembaruan buku besar umum merupakan bagian dari prosedur harian

Tahap III          Prosedur laporan keuangan.Analisis akun-akun buku besar umum daft langkah-langkah yang mengarah ke prtoduksi laporan keuangan (per-siapan neraca percobaan ,ayat jurnal penyesuaian,ayat jurnal penutup, daft sebagainya ) melibatkan balk FRS maupun GLS.

√       Mengontrol GL/FRS

Aktivitas-aktivitas GL/FRS secara eklusif merupakan pekerjaan akuntansi. Tidak seperti pemrosesan transaksi, yang juga melibatkan arus sumber daya fisik, kekhawatiran kontrol terhadap GL/FRS berkenaan dengan akurasi dan reliabilitas informasi akuntansi. Eksposur potensial dalam sistem ini terdiri atas:

1.      Jejak audit yang defektif.

2.      Akses yang tidak terotorisasi ke buku besar umum.

3.      Akun buku besar umum yang tidak seimbang dengan akun buku besar pembantu.

4.      Saldo buku besar umum yang salah karena voucer jurnal yang salah atau tidak terotorisasi.

Jika tidak dikontrol, eksposur-eksposur ini dapat menyebabkan laporan keuangan dan laporan-laporan lainnya salah dalam pernyataannya dan sehingga menyesatkan para pemakai. Konsekuensi potensialnya adalah penuntutan secara hukum (litigation), kerugian keuangan yang signifikan bagi perusahaan, dan sanksi dari pihak yang berwenang.

A.      Isu-isu Kontrol-kontrol GL/FRS

Studi kita tentang kontrol GL/FRS akan mengikuti kerangka yang ditetapkan dalam SAS 78 :

Otorisasi Transaksi

Ayat-ayat jurnal di buku besar umum merupakan rangkuman transaksi dan berada di bawah kontrol yang sama. Voucher jurnal merupakan dokumen yang meng-otorisasi suatu ayat jurnal ke buku besar umum.

Pemisahan Tugas

Tugas memperbarui buku besar umum harus dipisahkan dari semua tanggung jawab akuntansi dan pengawasan aktiva dalam organisasi. Oleh karena itu, petugas administtasi buku besar umum tidak boleh:

1. Bertanggung jawab melakukan pembukuan untuk jurnal-jurnal khusus atau buku besar pembantu.
2. Menyiapkan voucher jurnal.
3. Mengawasi aktiva fisiko

Kontrol Akses

Kontrol akses memiliki dua elemen: akses langsung dan akses tidak langsung. Kekhawatiran terhadap akses langsung dikurangi dengan memastikan bahwa voucher jurnal diposkan hanya oleh individu yang diotorisasi.Eksposur untuk akses tidak langsung berasal dari buruknya kontrol terhadap voucher jurnal di departemen sumber.

Catatan Akuntansi

Salah satu aspek penting dari fungsi pencatatan ini adalah pemeliharaan jejak audit. Suatu jejak audit diperlukan untuk beberapa alasan: (1) memberikan kemampuan untuk menjawab pertanyaan, misalnya, dari pelanggan atau pemasok; (2) mampu merekonstruksi file-file jika semua atau sebagian file-file mengalami kerusakan; (3) menyediakan data historis yang diperlukan olehpara auditor; (4) me-menuhi peraturan pemerintah; dan (5) menyediakan sarana untuk mencegah, men-deteksi, dan memperbaiki kesalahan. Suatu jejak audit mempermudah mencegah kesalahan karena Tindall informasi diorganisasikan dengan baik dalam file-file logis, memfasilitasi pemrosesan file-file tersebut.

Verifikasi Independen

Voucher jurnal, merangkumkan aktivitas transaksi, mengalir dari berbagai departemen operasi ke GL/FRS, di mana mereka secara independen direkonsiliasi dari diposkan ke akun-akun buku besar umum. GL/FRS menghasilkan dua laporan operasional yang menjadi bukti akan keakuratan proses ini. Laporan-Iaporan ini adalah daftar voucher jurnal dan laporan perubahan buku besar umum. Daftar voucher jurnal (journal voucher listing) memberikan rincian yang relevan tentang setiap voucher jurnal yang diterima GL/FRS sebagai input. Laporan ihi menyeimbangkan debit dan kredit transaksi dan, untuk tujuan analisis, mengklasifikasi mereki menurut batch, tanggal, dan jenis transaksi (misal-nya, penjualan kredit). Laporan perubahan buku besar umum (general ledger change report) me-nyajikan efek transaksi voucher jurnal pada akun buku besar umum. Penggunaan teknologi komputer sangat meningkatkan persiapan laporan-laporan kontrol yang esensial tersebut dan laporan kompleks lainnya

√       GL/FRS dengan Basis Komputer

A.      GL/FRS Otomatis dengan Pemrosesan Batch dan File Sekuensial

Keunggulan, Keunggulan terbesar sistem ini terletak pada kontrolnya. Voucher jurnal dari departemen operasi dapat disetujui, divalidasi, dan diseimbangkan sebelum memasukkan mereka ke buku besar umum. Karena pembaruan GL merupakan proses batch di akhir hari, seluruh GL direproduksi kembali setiap hari. Pada peristiwa pemrosesan kesalahan yang secara material mempengaruhi buku besar umum, saldo hari sebelumnya tersedia sebagai informasi pendukung (backup). Sementara hal ini kelihatan seperti metode kuno dalam memelihara buku besar umum, sebagian perusahaan besar yang menggunakan sistem pemrosesan transaksi real-time yang canggih memilih batch GL/FRS dengan file sekuensial karena kontrol backup yang disediakannya. Pelaporan. Sistem ini dapat mendukung pihak manajemen dengan laporan rangkuman umpan balik terbatas tentang aktivitas transaksi.

Kelemahan, Tidak efisien. Pendekatan file sekuensial merupakan pemakaian teknologi secara konservatif yang menggunakan komputer terutama sebagai perangkat akuntansi. Sistem ini tidak berguna dalam meningkatkan efisiensi kegiatan operasi atau memfasilitasi pengurangan tenaga kerja Rekonsiliasi yang tidak teratur, Pembaruan yang tidak teratur (harian atau mingguan) membatasi pihak manajemen Pada pemeriksaan akhir-periode untuk keseluruhan operasi. Teknologi yang digunakan dalam GL/FRS mempengaruhi frekuensi pembaruan (updating) buku besar umum.

B.      Rekayasa Teknologi pada GL/FRS dengan File Akses Langsung

            Penggunaan file akses langsung memberikan manfaat tambahan bagi pe-laporan manajemen. MRS organisasi memberikan informasi keuangan dan non-ke-uangan kepada para pemakai internal. Para manajer internal memerlukan informasi yang lebih sering dan tepat waktu daripada pemakai eksternal dari laporan keuangan tradisional. Karena sebagian informasi ini datang dari file database buku besar umum, penggunaan pendekatan akses langsung memfasilitasi akses manajemen ke data-data penting ini. GL/FRS tradisional yang menggunakan pemrosesan batch, file sekuensial, dan pembaruan (update) yang tidak teratur tidak melayani kebutuhan manajemen. Membuat database buku besar umum tersedia bagi berbagai pemakai internal, juga menciptakan masalah kontrol yang harus diperhatikan. Dalam hal ini termasuk hal-hal berikut ini.

            Pemisahan Tugas menghilangkan pemisahan fundamental antara otorisasi dan pemrosesan transaksi. Di sini, sistem pemakai-akhir mengotorisasi dan memroses ayat-ayat jurnal langsung ke buku besar umum. Untuk mengompensasikan eksposur potensial ini, sistem tersebut harus memberikan daftar voucher jurnal yang rind dan laporan aktivitas akun kepada pemakai akhir dan departemen buku besar umum.

            Dokumen-dokumen tersebut memberi pertimbangan kepada para pemakai ten tang tindakan-tindakan otomatis yang dilakukan sistem sehingga kesalahan dan peristiwa yang tidak biasa, yang memerlukan investigasi, dapat diidentifikasi.

            Catatan Akuntansi dan Kontrol Akses. Catatan buku besar umum disimpan dalam disket magnetis yang dapat langsung diakses oleh sistem pernakai-akhir. Untuk menjaga integritas catatan-catatan tersebut, organisasi harus menerapkan kontrol yang membatasi akses ke mereka. Sejumlah teknik kontrol tersedia; teknik-teknik tersebut akan membatasi akses ke pemakai yang diotorisasi saja dan me-mastikan pemakai yang diotorisasi tidak melebihi hak aksesnya. Namun, teknik-teknik seperti itu harus secara sadar diimplementasikan dan dengan seksama dipelihara.

√       Faktor-faktor yang Mempengaruhi MRS

A.      Proses Pengambilan Keputusan

a.      Mengidentifikasi Masalah

Asumsikan bahwa seorang manajer divisi mengamati terjadinya penurunan trend margin laba organisasi. Akar penyebabnya mungkin adalah pemasaran yang tidak efektif, kontrol kualitas yang buruk dalam proses produksi, penundaan pem-rosesan pesanan penjualan, atau kombinasi masalah. Manajer tersebut harus meng-identifikasi kasusnya melalui analisis sebelum ia dapat menentukan pemecahannya. Suatu usaha perbaikan yang terburu-buru dapat semata-mata hanya menutupi gejala-gejala dan konsekuensi dapat merusak kesehatan jangka panjang perusahaan.

b.    Evaluasi Alternatif Solusi

Dalam mengambil keputusan, manajer harus mengidentifikasi dan memper-timbangkan semua opsi yang layak. Untuk mengilustrasikan langkah ini, pertimbang-kan proses pengambilan keputusan dari seorang manajer produksi yang harus merenovasi lini produknya yang sudah ketinggalan jaman. Mari asumsikan bahwa manajer tersebut memiliki tiga pilihan:

-          Meningkatkan satuan tenaga kerja dan tetap mempertahankan peralatan lini produksi yang ada.

-          Secara signifikan mengurangi (atau menghapus) kekuatan tenaga kerjanya dan mengotomatiskan lini produksi dengan teknologi yang baru tetapi belum terbukti.

-          Mempertahankan tenaga kerja yang ada dan memperbaiki peralatan dengan teknologi yang sudah terbukti kegunaannya.

c.       Implementasi Solusi Terbaik

Tahap implementasi dari proses pengambilan keputusan melibatkan sejumlah besar perencanaan yang rinci. Pengambil keputusan harus mempertimbangkan semua sumber daya yang perlu, untuk mengimplementasikan keputusan tersebut. Tahap-tahap tersebut antara lain:

-          Mengatur pembiayaan proyek.

-          Menegosiasi kontrak dengan para pemasok dan kontraktor.

-          Mendapatkan lisensi, mendapatkan izin, dan wilayah otorisasi.

-          Mengorganisasi program pelatihan kembali untuk para pegawai yang dihadapkan dengan praktik-praktik, prosedur, dan peralatan baru.

-          Merencanakan perubahan dari sistem lama ke sistem baru.

d.      Melakukan Pemeriksaan Pasca Implementasi

Tujuan pemeriksaan ini adalah untuk menentukan apakah keputusan dan proses pengambilan keputusan sudah tepat. Pemeriksaan pasca-imple-mentasi menye-diakan wawasan yang berharga pada keseluruhan identifikasi masalah, kecukupan dan kelengkapan kriteria keputusan, skema tertimbang yang digunakan, ketepatan proses penilaian, dan efektivitas rencana implementasi

MRS berperan penting dalam tahap pemeriksaan pasca-implementasi dengan mencatat kinerja data, melakukan analisis, dan melaporkan kesuksesan proyek. Selain itu, proses pemeriksaan memberikan wawasan kepada MRS. Proses pengambilan keputusan yang cacat dapat disebabkan oleh kurangnya kualitas, kuantitas, atau sifat informasi yang disediakan sistem tersebut. Hal ini merupakan kesempatan bagi para perancang sistem untuk meningkatkan efektivitas sistem informasi tersebut

B.      Prinsip-prinsip Manajemen

Prinsip-prinsip manajemen memberikan wawasan pada kebutuhan informasi manajemen. Prinsip-prinsip yang paling langsung mempengaruhi MRS antara lain:

1. Formalisasi Pekerjaan

Prinsip formalisasi pekerjaan menunjukkan bahwa pihak manajemen harus menstrukturkan perusahaan di sekitar pekerjaan yang dilakukannya, bukannya di sekitar individu dengan keahlian yang unik. Tujuan formalisasi pekerjaan adalah untuk menghindari suatu struktur organisasi di mana kinerja, kemampuan, dan eksistensi berkelanjutan perusahaan bergantung pada individu tertentu.

Implikasi untuk MRS. Formalisasi pekerjaan perusahaan memungkinkan spesifikasi informasi yang diperlukan untuk mendukung pekerjaan itu. Jadi, ketika terjadi perubahan personel, informasi yang diperlukan oleh pegawai baru pada dasarnya akan sama dengan pendahulunya.

2.      Tanggung Jawab dan Otoritas

Prinsip tanggung jawab merujuk ke kewajiban individu untuk mencapai hasil yang diinginkan. Tanggung jawab erat terkait dengan prinsip otoritas. Jika seorang manajer mendelegasikan tanggung jawab ke bawahannya, ia harus juga memberikan otoritas kepada bawahannya untuk mengambil keputusan dalam batas-batas tanggung jawab itu.

Implikasi untuk MRS. Prinsip tanggung jawab dan otoritas mendefinisikan jalur pelaporan vertikal perusahaan di mana informasi mengalir. Lokasi manajer dalam jalur pelaporan mempengaruhi ruang lingkup dan rincian informasi yang dilaporkan.

2.       Jangkauan Kontrol

Jangkauan kontrol seorang manajer merujuk ke jumlah bawahan yang langsung di bawah kontrolnya. Ukuran jangkauan berpengaruh pada struktur fisik organisasi. Perusahaan dengan jangkauan kontrol sempit memiliki bawahan yang lebih sedikit yang melapor ke pihak manajemen. Perusahaan ini memiliki struktur yang tinggi, sempit, dengan beberapa lapisan manajemen. Perusahaan dengan jang-kauan kontrol lebih luas (lebih banyak bawahan yang melapor ke pihak manajemen) cenderung memiliki struktur yang lebar, dengan lebih sedikit lapisan manajemen.

Implikasi untuk MRS. Para manajer dengan jangkauan kontrol sempit erat terlibat dengan rincian operasi dan keputusan spesifik. Jangkauan kontrol yang luas menghindari manajer dari hal tersebut. Para manajer dengan jangkauan kontrol sempit memerlukan laporan yang lebih rinci. Manajer dengan tanggung jawab kontrol luas beroperasi paling efektif dengan informasi yang lebih ringkas.

3.       Manajemen dengan Pengecualian

Prinsip manajemen dengan pengecualian menunjukkan bahwa para manajer harus membatasi perhatian mereka pada wilayah-wilayah yang berpotensi ber-masalah (yaitu, pengecualian) daripada terlibat dalam setiap aktivitas atau keputus-an. Jadi, para manajer mempertahankan kontrol tanpa dibingungkan oleh rincian.

Implikasi untuk MRS. Para manajer memerlukan informasi yang meng-identifikasi operasi atau sumber daya yang berisiko tidak terkontrol. Laporan-laporan harus mendukung manajemen dengan pengecualian melalui pemusatan perhatian pada perubahan faktor-faktor kunci yang menunjukkan gejala ada masalah. Rincian yang tidak perlu dapat mengalihkan perhatian ke fakta-fakta yang seharusnya tidak ada dalam laporan.

C.      Fungsi, Level, dan Jenis Keputusan Manajemen

·         Keputusan Perencanaan Strategis

Para manajer tingkat atas melakukan keputusan perencanaan strategis, seperti:

a.      Menetapkan tujuan perusahaan.

b.      Menentukan ruang lingkup aktivitas bisnis, seperti misalnya pangsa pasar yangdiinginkan, pasar yang ingin dimasuki atau dibuang perusahaan, tambahan lini produk baru dan penghapusan produk lama, dan keputusan merger serta akuisisi.

c.       Menentukan atau memodifikasi struktur organisasi.

d.      Menetapkan filosofi manajemen.

·         Keputusan Perencanaan Taktis

Keputusan perencanaan taktis berada di bawah keputusan strategis dan dibuat oleh manajemen tengah. Jangka waktu keputusan ini pendek, lebih spesifik, berulang, hasilnya lebih pasti, dan kurang berpengaruh pada perusahaan dibandingkan keputusan strategis.

·         Keputusan Kontrol Manajemen

Salah satu kegiatan kontrol manajemen adalah memotivasi para manajer di semua wilayah fungsional untuk menggunakan sumber daya, termasuk bahan baku, personel, dan aktiva keuangan, seproduktif mungkin. Manajer yang mengawasi, mem-bandingkan kinerja manajer di bawahnya dengan standar-standar yang sebelumnya sudah ditetapkan.

·         Keputusan Kontrol Operasional

Kontrol operasional memastikan bahwa perusahaan beroperasi sesuai dengan kriteria yang telah ditetapkan sebelumnya. Keputusan kontrol operasional lebih sempit dan lebih fokus daripada keputusan strategis dan taktis karena mereka memperhatikan pekerjaan operasi rutin. Keputusan kontrol operasional lebih terstruktur daripada keputusan kontrol manajemen, lebih bergantung pacta rincian daripada keputusan perencanaan, dan kerangka waktunya lebih pendek daripada keputusan taktis atau strategis.

√       Struktur Masalah

Struktur snafu masalah merefleksikan seberapa baik pengambil keputusan memahami masalah tersebut. Struktur masalah memiliki tiga elemen.

·         Data, nilai yang digunakan untuk mewakili faktor-faktor yang relevan dengan masalah tersebut.

·         Prosedur, urutan langkah-Iangkah alan peraturan keputusan yang digunakan untuk memecahkan masalah.

·         Tujuan, hasil yang ingin dicapai pengambil keputusan dengan memecahkan masalah tersebut.

Sewaktu ketiga elemen itu diketahui dengan pasti, masalah itu distrukturkan. Perhitungan gaji merupakan salah satu contoh masalah yang terstruktur:

√       Kita dapat mengidentifikasi data untuk perhitungan ini dengan pasti jam kerja, tarif per jam, pemotongan pajak, tarif pajak, dan lain sebagainya).

√       Prosedur pembayaran gaji diketahui dengan pasti:

Gaji Kotor  = Jam Kerja x Tarif Gaji

Gaji Bersih = Gaji Kotor - Pajak - Pemotongan Pajak

√       Tujuan pembayaran gaji adalah melaksanakan kewajiban perusahan kepada para pegawainya.

Masalah tidak terstruktur adalah masalah yang tidak memiliki teknik solusi spesifik. Kebutuhan data tidak pasti, prosedurnya tidak spesifik, atau tujuan solusi belum sepenuhnya dikembangkan. Masalah seperti itu biasanya kompleks dan melibatkan pengambil keputusan pada situasi yang spesifik. Dalam situasi ini, analis sistem tidak dapat sepenuhnya berantisipasi kebutuhan pemakai informasi, menyebabkan teknik pemrosesan data tradisional menjadi tidak efektif.

√       Jenis-jenis Laporan Manajemen

·         Tujuan Laporan

Mengurangi tingkat ketidakpastian yang berkaitan dengan snafu masalah yang dihadapi pengambil keputusan dan mempengaruhi perilaku pengambil keputusan dengan cara yang positif. Laporan-laporan yang gagal mencapai tujuan ini berarti kurang kandungan informasinya dan tidak bernilai.

·         Laporan yang Diprogram

Terdapat dua subkelas laporan yang diprogram: laporan jadwal dan laporan menurut permintaan. Sistem pelaporan manajemen menghasilkan laporan jadwal menurut kerangka waktu yang ditetapkan, bisa harian, mingguan, kuartalan, dan sebagainya. Laporan menurut permintaan digerakkan oleh peristiwa, bukan oleh kerangka waktu.

·         Atribut Laporan

√       Relevan. Setiap elemen informasi dalam suatu laporan harus mendukung keputusan manajer.

√       Ringkas. Laporan harus diringkaskan sesuai dengan tingkat manajer dalam hierarki organisasi.

√       Orientasi Pengecualian. Laporan-laporan kontrol harus mengidentifikasi aktivitas-aktivitas yang berisiko di luar kontrol dan harus mengabaikan aktivitas yang di bawah kontrol.

√       Akurasi. Informasi dalam laporan harus bebas dari kesalahan material.

√       Kelengkapan. Informasi harus selengkap mungkin. Setiap informasi yang esensial bagi pengambilan keputusan harus ada dalam laporan.

√       Tepat Waktu. Informasi yang tepat waktu, yaitu cukup lengkap dan akurat, lebih berharga daripada informasi yang sempurna tetapi terlambat untuk digunakan.

√       Padat. Laporan harus menggunakan skema pengkodean untuk menampilkan klasifikasi data kompleks dan menyediakan semua perhitungan yang perlu  bagi pemakai.

·         Laporan Khusus (Ad Hoc Reporting)

Pihak manajemen mengetahui bahwa informasi adalah inti dari operasi bisnis dan mereka dapat menggunakan data yang disimpan untuk memperoleh wawasan berharga tentang bisnis mereka. Sumber data ini sekarang dicairkan untuk mendukung kebutuhan pelaoran khusus melalui snafu konsep yang disebut penambangan data.

Penambangan data adalah proses memilih, menggali, dan memodelkan se-jumlah besar data untuk membuka relasi dan pola global yang ada dalam database berukuran besar tetapi "tersembunyi". Hal ini melibatkan teknik canggih seperti per-tanyaan database (data­base queries) dan kecerdasan buatan (artificial intelligence) yang memodelkan fenomena dunia­nyata dari data yang dikumpulkan dari berbagai sumber, termasuk sistem pemrosesan transaksi, database sejarah pelanggan, dan data demografis dari sumber eksternal seperti biro-biro kredit. Para manajer menggunakan dua pendekatan umum untuk penambangan data: verifikasi dan penemuan.

Model verifikasi menggunakan teknik drill-down untuk memverifikasi alan menolak hipotesis pemakai. Misalnya, asumsikan seorang manajer pemasaran butuh untuk mengidentifikasi pasar sasaran yang terbaik, sebagai bagian dari database seluruh pelanggan perusahaan, untuk suatu kampanye produk baru. Perangkat lunak penambangan data akan memeriksa data historis tentang pelanggan perusahaan dan informasi demografis yang mengungkapkan pembelian komparatif dan karakteristik demografis dari para pembeli tersebut. Hal ini menjadi bagian dari database pelanggan yang kemudian dapat digunakan untuk fokus pada kampanye promosi.

Model penemuan menggunakan penambangan data untuk menemukan informasi yang tidak diketahui tetapi renting, yang tersembunyi dalam data. Model ini menggunakan pembelajaran induktif untuk menarik data dengan mencari pola-pola yang selalu muncul, trend, dan generalisasi. Pendekatan ini secara mendasar berbeda dari model verifikasi dalam hal bahwa data dicari tanpa dorongan hipotesis spesifik. Misalnya, suatu perusahaan dapat menerapkan teknik penemuan untuk meng-identifikasi pola pembelian-pelanggan dan mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang motivasi dan perilaku pelanggan.

Ciri utama dari kesuksesan digunakannya penambangan data adalah gudang data dari arsip data operasiorial. Suatu gudang data merupakan suatu sistem manajemen database relasional yang telah didesain secara spesifik untuk memenuhi kebutuhan penambangan data. Gudang data ini lokasinya di pusat dan berisi data operasional tentang peristiwa-­peristiwa saat ini (dalam kurun waktu 24 jam), juga semua peristiwa yang telah terjadi selama bertahun-tahun. Data diberi kodedan disimpan dalam gudang secara rinci dan pada berbagai tingkat rangkuman untuk memfasilitasi identifikasi pola dan trend yang selalu muncul.

F.        Akuntansi Pertanggungjawaban

1.      Penetapan Tujuan Keuangan: Proses Anggaran

Proses penganggaran membantu pihak manajemen mencapai tujuan keuangannya dengan membentuk tujuan yang dapat diukur untuk setiap segmen organisasi. Mekanisme ini membawa standar-standar ke manajer segment yang akan digunakan oleh manajer senior untuk mengukur kinerjanya. Arus informasi anggaran yang ke atas dan ke bawah semakin rinci ketika ia bergerak ke level manajemen yang lebih rendah.

2.      Pengukuran dan Pelaporan Kinerja

Pengukuran kinerja dan pelaporan dilakukan di setiap segmen operasional dalam perusahaan. Informasi mengalir ke atas sebagai laporan pertanggungjawaban ke level manajemen senior. Informasi dalam laporan-laporan tersebut menjadi sangat ringkas di setiap level manajemen yang lebih tinggi.

3.      Pusat Pertanggungjawaban

Bentuk yang paling umum dari pusat pertanggungjawaban ini adalah pusat biaya, pusat laba, dan pusat investasi.

Pusat Biaya. Suatu pusat biaya merupakan suatu unit organisasional dengan tanggung jawab atas manajemen biaya dalam batas-batas anggaran. Misalnya, suatu departemen produksi dapat bertanggung jawab untuk memenuhi kewajiban produksi sambil tetap mempertahankan biaya produksi (tenaga kerja, bahan baku, dan overhead) dalam jumlah anggaran. Laporan kinerja untuk manajer pusat biaya mencerminkan perilaku biaya yang dapat dikontrol dengan fokus pada anggaran biaya, biaya aktual, dan varian dari anggaran. Pengukuran kinerja seharusnya tidak mempertimbangkan biaya-biaya yang di luar kontrol manajer, seperti misalnya investasi di peralatan pabrik atau penyusutan gedung.

Pusat Laba. Seorang manajer pusat laba bertanggung jawab untuk mengontrol biaya dan menghasilkan pendapatan. Misalnya, seorang manajer lokal dari suatu pertokoan nasional dapat saja bertanggung jawab atas keputusan tentang:

• Item-item barang dagang mana yang disimpan di gudang.
• Berapa harganya.
• Jenis aktivitas promosi untuk produk .
• Tingkat iklannya.
• Ukuran stat dan mempekerjakan pegawai.
• Melakukan pemeliharaan dan peningkatan modal investasi.

Laporan kinerja untuk manajer pusat laba berbeda dari pusat biaya. Akan tetapi, pendekatan laporannya sama, yaitu pada item-item yang dapat dikontrol. Ketika hanya item-item yang dapat dikontrol digunakan untuk menilai kinerja manajer, pusat laba itu sendiri dinilai oleh kontribusinya setelah biaya­biaya yang tidak dapat dikontrol

Pusat Investasi. Manajer pusat investasi memiliki otorisasi umum untuk mengambil keputusan yang secara mendasar mempengaruhi organisasi. Asumsikan bahwa salah satu divisi perusahaan adalah pusat biaya dengan tujuannya adalah memaksimalkan tingkat pengembalian investasi aktiva. Kisaran tanggung jawab manajer divisi ini meliputi manajemen biaya, manajemen produk, pemasaran, distribusi, dan disposisi modal melalui investasi dana ke dalam proyek-proyek dan pekerjaan yang berisiko yang menghasilkan tingkat keuntungan yang diharapkan.

G.     Pertimbangan Perilaku

·         Keserasian Tujuan

Berbicara tentang prinsip-prinsip manajemen, yaitu otoritas, tanggung jawab, dan formalisasi pekerjaan, ketika diterapkan dengan benar dalam suatu organisasi, prinsip-prinsip ini mempromosikan keserasian tujuan (goal congruence). Manajer tingkat lebih rendah yang mencapai tujuannya berkontribusi secara positif ke tujuan superiornya.

·         Informasi yang Berlebihan

Informasi yang berlebihan muncul ketika seorang manajer menerima infor-masi berlebih dari yang ia dapat cernakan. Hal ini terjadi ketika seorang perancang sistem pelaporan tidak mempertimbangkan level organisasional dan jangkauan kontrol manajer dengan tepat.

·         Ukuran Kinerja yang tidak Tepat

Ingat kembali bahwa salah satu tujuan suatu laporan adalah untuk menstimulasi perilaku yang konsisten dengan tujuan perusahaan. Akan tetapi, ketika ukuran kinerja yang tidak tepat digunakan, laporan itu tidak memiliki efek tersebut.

Setiap penggunaan kriteria tunggal sebagai ukuran kinerja akan mengarah ke perilaku fungsional. Perhatikan contoh-contoh berikut:

√       Penggunaan varian harga untuk mengevaluasi sistem pembelian akan mempengaruhi kualitas item yang dibeli.

√       Penggunaan kuota (seperti misalnya unit yang diproduksi) untuk mengevaluasi seorang supervisor akan mempengaruhi kontrol kualitas, efisiensi pemakaian bahan baku, relasi tenaga kerja; dan pemeliharaan pabrik.

√       Penggunaan ukuran laba seperti ROI, penghasilan bersih, dan margin kontribusi dapat mempengaruhi investasi pabrik, pelatihan pegawai, tingkat cadangan persediaan, kepuasan pelanggan, dan relasi tenaga kerja.